Comment je gère efficacement mes emails ?
Bien gérer ses emails est parfois difficile. Chaque jour, on en reçoit des centaines et on est parfois un peu débordé. Moi aussi, avant de mettre en place quelques règles, il m’arrivait de me faire déborder par mes emails. J’ai donc mis en place quelques règles pour bien gérer mes emails et ne plus jamais me laisser surprendre par mon inbox. Je vous révèle tous ces éléments dans ma vidéo ci-dessous ainsi que dans cet article.
Première règle : ne pas traiter ses emails en permanence
La première règle, vous la connaissez forcément. Elle consiste à ne pas gérer vos emails en permanence. Trop souvent, vous travaillez et vous recevez une notification vous indiquant que vous avez un mail à traiter. Du coup vous arrêtez votre tâche et répondez à votre email puis vous retournez au travail et vous êtes à nouveau interrompu et ça ne s’arrête jamais.
L’exemple typique est de penser à vos chaussettes sales. Vous ne lavez pas vos chaussettes dès qu’une paire est sale. Vous attendez la fin de la semaine et en faites un gros lavage.
Il faut voir vos mails de la même manière.
Dédiez vous des temps pour gérer vos emails et pour travailler dans votre boite mail. Le reste du temps, fermez votre onglet et désactivez les notifications. Si une personne vous contacte par email et que vous répondez quelques heures après, tout le monde comprendra et ce sera clairement ok. En ne traitant vos mails que deux fois par jour, vous allez pouvoir consacrer votre temps aux tâches de fond qui comptent vraiment.
D’ailleurs, certaines personnes vont jusqu’à ne regarder leur mail que deux fois par semaine. C’est le cas de Caroline Jurado que j’ai interviewé dans mon podcast et qui a une super chaine sur les cryptos. Elle se préserve de sa boite mail qui est bien remplie étant donné qu’elle est occupée à créer du contenus pour développer son entreprise. Dans un autre épisode, Alexandre Dana, le cofondateur de live mentor, me confiait avoir supprimé l’application email de son téléphone.
Le téléphone est l’endroit sur lequel les gens regardent le plus leurs email, sans y répondre. De mon côté, j’ai encore les mails sur mon téléphone mais, évidemment, sans aucune notification. Je les ai conservé car je commence pas mal de mails quand je suis dans le métro. Ils sont déjà en brouillon quand j’arrive au travail et ensuite je n’ai plus qu’à envoyer.
Deuxième règle : mettre en place les actions pour gérer sa boite mail
Quand j’ouvre un mail, 3 possibilités s’offrent à moi :
- Archiver
- Répondre
- Traiter plus tard
Pour archiver, rien de plus simple : vous avez lu le mail et n’avez pas d’action particulière à mener. À ce moment là, rien ne sert qu’il reste dans la boite de réception.
Pour décider entre répondre et traiter plus tard, je me demande : est-ce que cette réponse nécessite plus de 3 minutes. Si je peux répondre en 3 minutes, je réponds tout de suite et j’archive le mail.
Si j’ai besoin de plus de 3 minutes pour répondre au message et qu’il nécessite que je travaille alors je programme le traitement de ce mail plus tard. Pour ça, je copie l’URL du mail et l’inscrit dans mon agenda à un moment précis.
En faisant ça, une de mes règles est d’être à 0 inbox à la fin de chaque journée. Ça me décharge l’esprit et ça fait également en sorte que je ne passe à côté de rien.
Pour accélérer ce traitement des emails, je vais parfois un peu plus loin et j’utilise les raccourcis clavier. Il y a quelques raccourcis sur Gmail qui sont incroyables :
- E vous permet d’archiver ;
- C vous permet de rédiger un nouveau mail ;
- F de transférer un message ;
- V d’attribuer un nouveau libellé à votre email.
Bref, vous n’êtes pas obligés d’apprendre tous les raccourcis claviers tout de suite mais essayez de penser à ceux que vous pouvez mettre en place dans votre vie pour accélérer le traitement de vos emails et y passer moins de temps. Aidez vous de la page de support de Gmail pour les apprendre.
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Troisième règle : être intraitable avec les spams
En plus du nombre constamment croissant d’emails que vous allez recevoir au cours de votre carrière ou de votre évolution, vous allez également être amenés à recevoir de plus en plus de spam, des email de prospection incohérents avec ce que vous faites ou des newsletter pour lesquels vous ne vous êtes pas du tout inscrits.
Pour ces emails là, je n’ai plus aucune pitié. Et une quatrième action apparait : je classifie en spam immédiatement.
Quatrième règle : mettre en place des filtres pour gérer automatiquement certains mails
Pour finir, Gmail vous permet de gérer automatiquement certains mails grâce à la fonction de filtre. Pour cela, vous pouvez aller dans l’outil de recherche en haut de la boite de réception et cliquer sur « afficher les options de recherche ». À partir de là, vous pourrez sélectionner des manières de trouver le type de mails sur lesquels vous voulez mener une action particulière. Vous pouvez ainsi trier par expéditeur, objet, mots contenus, etc.
Une fois cette opération réalisée, cliquez sur « Créer un filtre ». Vous verrez alors apparaitre la liste des actions que vous pouvez mener sur les mails concernés. Parmi ces actions : supprimer de la boite de réception et ajouter un libellé font partie de mes éléments favoris.
Un petit hack trouvé sur Twitter juste avant de publier cet article : faites un filtre avec tous les mails qui contiennent le mot « unsubscribe » ou « se désabonner » pour retirer de votre boite mail principale toutes les newsletters et mails promotionnels.
Les questions fréquentes
Pour bien gérer vos emails, appliquez vous quelques règles :
1 – Ne traitez pas vos emails en permanence et batchez leur traitement.
2 – Mettez en place les bonnes actions sur votre boite mail : archiver, traiter, programmer.
3 – Soyez intraitable sur les spams.
4 – Mettez en place des filtres pour automatiser le traitement de vos emails.
Mettez en place des libellés en fonction des sujets que vous traitez et ranger les mails dans ces derniers. Pensez à mettre en place des filtres automatiques pour vous aider à automatiser le traitement de votre boite mail.
Traitez vos mails à heure fixe et menez trois actions : archiver, répondre immédiatement, programmer. En faisant ainsi, vous serez toujours en 0 inbox à la fin de la journée.
Allez dans l’outil de recherche de gmail et sélectionnez « afficher les options de recherche ». Une fenêtre s’ouvre, elle vous permet de trier les mails sur lesquels vous voulez créer un filtre. Effectuez le tri et cliquez sur « créer un filtre ». Vous pouvez ensuite appliquer l’ensemble des actions automatiques proposées par gmail.
Sélectionnez le mail indésirable que vous souhaitez classer en spam. Cliquez sur le bouton « signaler comme spam ».